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提到内部办公系统(OA),业界对于OA最早的印象莫过于是“上OA找死、不上OA等死”的理解。随着信息技术的发展以及市场竞争的加剧,OA无论是实施还是选型,在企业中已经不在向过去一样困难。现阶段,传统的OA服务商无论是从产品方面,还是从服务方面都已经更加趋势于成熟,对于用户来讲,实施OA已经不在是难题,而作为企业的软件技术经理更多的时候是注意项目的细节方面。
对于大部分的已经实施OA的企业软件技术经理来讲,OA项目的实施涉及到方方面面,“一个OA项目实施完成以后,感觉像换了一个似的”,国内某着名的的软件技术经理在讲述到该企业实施OA的经历。作为软件技术经理,无论是前期实施过OA,还是没有实施过OA,都需要做好充分的准备工作。当企业在OA项目选型的过程当中,作为软件技术经理对于产品的选型至关重要。对于企业的领导来讲,企业领导可能把控企业整体的战略的格局,对于涉及到具体的产品---信息化产品或者OA产品并不是很熟悉,这就要求软件技术经理必须要对OA产品有一定的了解。
a、与现有的业务是否匹配
上OA软件的目的,就是为了适应快速企业的发展,同时满足企业业务、生产等方面的需求。只有与业务相匹配了, 才能称之为合格的OA系统。关于选择符合业务OA系统,在业界有很多的案例,但每个案例基于不同的特色,作为软件技术经理要明确企业需要什么样的系统,前期需要大量的调研,只有首先把企业的内部需求规模好,做到企业内部流程与需求的的行家,才能在选型的过程当中,分辨出哪些系统是适合企业业务的,哪些又是不适合的。
b、可操作性是否具备简单实用特性
对于企业来讲,部分企业由于企业人员因素影响及业务的因素,企业对于计算机的依赖程度并不是很高,如传统的的化工业、制造业等,员工的计算机水平有限,限制了信息化发展的进程。而企业上OA,大中型企业应用居多,满足大中型企业的产品必然涉及到的流程比较多。因此,部分OA服务商所提供的OA产品功能过于复杂,不易操作,同时也不是很实用。对于企业的员工来讲,易用、操作简单最为有效,尤其是对于计算机水平一般的的员工来讲,如果他们对于产品本身产生抵触的情绪,那么,这将会导致OA项目必然会失败。判断OA的产品的好与坏,一个重要的因素就看它是否是实用,如果业务部门或者员工一直在使用其产品,那么,三个月以后,随着操作习惯的改变,对于OA的普及推进能起到积极的作用。
c、OA软件是否具备灵活性
时下,SaaS最为火热,越来越多的企业及软件技术经理开始关注到这种SaaS模式,这种模式可能给企业节省大量的IT成本,很多的企业对于SaaS比较看好,但目前据笔者接触的用户了解到,现阶段的SaaS产品过于复杂,不具备灵活性,而且很多的SaaS服务商往往不会为了企业的某个特定的功能而去改变SaaS产品。无独有偶,作为OA软件,虽然现在OA的产品越来越成熟,管理也越来越规范,但对于企业来讲,有些产品对于企业自身没有任何的价值,增加反而给企业带来不利的影响,如果不上线而存在于系统前,容易增加员工的操作复杂。但这个功能又无法去掉, 对于企业来讲,这样的OA产品在设计的过程缺乏灵活性。这就需要软件技术经理选型OA软件是提前了解所要部署的产品是否备个性化的要求,可参考同行业的企业。
d、OA软件速度是否更快
对于产品本身来讲,要求OA产品的速度要快。刚才我们提到,现阶段大中型企业应用OA较多,因此,无论是企业的基础数据,还是现有数据都需要前期的整理、录入。这就要求OA软件前期的速度快,这是OA系统上线前期需要准备基础工作。在OA上线以后,随着数据和信息量的不断增加,数据量是越来越庞大,OA软件系统能否满足立益增长的数据信息量的应用,已经成为软件技术经理选型OA的产品的一个关键问题。当数据量增长到一定的阶段时,OA系统的速度是否还如过去以往一样快速?有没有更加合理或者补救的措施成为软件技术经理考虑的另外一点。对于传统的企业OA软件速度并不是很明显,但从制造、金融等领域数据量的快速增长,OA软件的速度将直接受到考验。因此,软件技术经理在选型时,可通过专业的测试机构来衡量OA服务商所提供的OA产品。
e、是否具备可扩展性和二次开发
“OA上线后,只是信息化开始的第一步,更多的在于以后的应用”,业内专家这样描述OA上线的现状。OA在上线后只是第一步,前期的准备工作做充足上线后,只是刚刚开始,如果只是从OA软件系统的角度来考虑,OA软件未来还需要承载更多业务的运行。随着业务的不断变化,产品创新也在不断的扩大, 这就要求,我们的OA软件系统随时随地与业务相结合,从目前的这种现状来看,OA系统与业务随时随地的结合,还存在很多的因素。”一些小的业务调整变化短期内实现起来,还是比较容易,但从大的项目或者改进来讲,则比较困难。“,国内某户外用品企业软件技术经理讲道。当业务发生变化时,需要及时的调整企业的OA系统,这就要求我们的OA系统具备可扩展性和二次开发。在过去,OA系统都是比较固化的流程,在二次开发和扩展性方面,显得很是死板,企业只能应用已经固化的产品,对于调整的业务变化,OA系统显得力不从心,因此,软件技术经理在选择OA产品的过程当中,要充分考虑到OA软件系统的二次开发和可扩展性。
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